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Lo scambio elettronico di dati ha subito un’evoluzione significativa negli anni, trasformandosi da un sistema complesso e costoso a una soluzione integrata e accessibile per aziende di tutte le dimensioni. Utilizzate principalmente da grandi aziende per automatizzare lo scambio di documenti commerciali, le soluzioni EDI (Electronic Data Interchange) hanno poi sfruttato la diffusione di Internet per diventare più accessibili e standardizzare i formati dei documenti. La nascita e il successivo consolidamento dei fornitori di servizi specializzati, pronti a offrire piattaforme centralizzate per lo scambio di dati, accanto all’avvento di web service e Api, hanno reso l’EDI più flessibile e integrabile con altri sistemi aziendali, creando la standardizzazione ancora oggi presente nelle realtà che l’hanno adottato. Non si tratta di soluzioni presenti ovunque, soprattutto in Italia, dove i processi manuali, i fogli Excel e l’uso sistematico delle e-mail ancora rappresentano l’alternativa più semplice e a buon mercato. Tuttavia, fattori di spinta recenti, come la diffusione del cloud o la normativa sulla fatturazione elettronica, hanno creato nuovo interesse verso soluzioni che permettono alle aziende di automatizzare i processi, ridurre gli errori e migliorare la collaborazione con i partner commerciali.

Abbiamo provato a capire quale sia la realtà dello scambio di dati e dell’integrazione delle supply chain in un’azienda come Safilo, brand di fama internazionale nel settore dell’occhialeria, con filiali dirette in 40 paesi e un network di oltre 50 partner distributivi qualificati in altre 70 nazioni. Ci hanno aiutato a delineare lo scenario Mirco Lucchetta, CIO e Federica Fontolan, IT Demand Manager della società.

Qual è stato il vostro approccio in questa direzione e quali motivazioni hanno ispirato le scelte effettuate?

Il panorama dei nostri interlocutori a valle è ancora oggi piuttosto frastagliato e dipende molto dalle dimensioni di ogni realtà con la quale ci interfacciamo. In Italia, gli ottici continuano a lavorare come in passato e non ci sono state grandi evoluzioni, ma lo stesso accade negli altri paesi europei. Diverso è il discorso per altre categorie di interlocutori, a cominciare dalle grandi catene della distribuzione, dove la presenza di una struttura IT interna ha aiutato a realizzare un’integrazione dei dati più strutturata e completa, sulla base di scambi che avvengono con standard come XML o Edifact. Negli ultimi anni, si è aggiunto tutto il mondo dell’e-commerce, travel retail, department store e simili, per noi con interlocutori soprattutto di grandi dimensioni, che hanno una cultura tecnologica elevata e quindi hanno reso possibile la definizione di tracciati standard ormai consolidati.

Quali sono i principali benefici riscontrati nel tempo?

Per noi dell’IT, la relazione con i clienti B2B inizia concordando una lista di interfacce in input e output che soddisfi le esigenze di business. Queste interfacce sono altamente standardizzate e garantiscono uno scambio di informazioni preciso, evitando errori di interpretazione. Data l’elevata precisione richiesta, i processi di attivazione e la successiva manutenzione sono gli elementi di maggiore attenzione. Esserci affidati all’EDI ha portato a una significativa riduzione del carico di lavoro, eliminando quasi completamente le attività manuali degli utenti, come stampe, e-mail fra dipartimenti, archiviazione documenti (CS, Logistica, Contabilità). In questo modo, è possibile gestire un numero molto più ampio di operazioni aziendali con meno risorse umane. La percezione di questi benefici da parte dei vari dipartimenti non è uniforme fra i vari paesi in cui operiamo e soprattutto da noi la standardizzazione e l’eliminazione di molti oneri è diventata un po’ più scontata con il passare del tempo.

Avete già adottato una logica API-first per migliorare la flessibilità e arrivare a integrazioni in tempo reale con altre piattaforme applicative presenti in azienda?

Non abbiamo fin qui sentito l’esigenza di lavorare molto con le API, anche perché disponiamo già di una trasmissione dati in tempo reale e i processi sono molto veloci, anche quando sono coinvolti i rispettivi provider specializzati ai quali ci affidiamo tanto noi quanto i nostri clienti. La domanda sta crescendo e questo è un indice del successo e della qualità dei flussi sviluppati nel tempo.

Come avete affrontato il tema della fatturazione elettronica, in presenza di situazioni molto diverse nei paesi dove operate? Come gestite le evoluzioni delle normative internazionali?

Lavoriamo su questo fronte con alcuni selezionati provider a livello mondiale. Tra i criteri che ci hanno portato a sceglierli c’è anche il fatto che con loro possiamo gestire le fatturazioni elettroniche nei vari paesi in cui operiamo. Sicuramente la capillarità della loro presenza nel mondo è un elemento fondamentale per noi. Compete sempre a noi la responsabilità di compliance sui nostri dati, mentre i provider dispongono di proprie strutture di commercialisti nei paesi dove operano e si preoccupano direttamente, quindi, di acquisire gli aggiornamenti sulle leggi, avvisandoci ogni volta che ci intervengono cambiamenti significativi, soprattutto se comportano aggiornamenti di sistema e di dati.

Avete svolto attività di formazione specifiche per il personale in relazione all’utilizzo dell’EDI? Avete messo a punto progettualità di futura estensione?

La formazione, di fatto, è un processo continuo, ma sugli elementi portanti dei processi che riguardano questo campo si può dire che abbiamo raggiunto un ottimo risultato. Nel corso del tempo, il miglioramento è stato raggiunto con un mix di rafforzamento delle competenze interne e introduzione di nuove risorse.