Le Pubbliche Amministrazioni italiane, caratterizzandosi per un’elevata differenziazione, richiedono interventi basati sulle diverse realtà amministrative e volti ad accompagnare i singoli processi nel percorso di cambiamento.

L’emergenza Covid ha velocizzato l’adozione di molti fenomeni che il Ministero della Pubblica Amministrazione aveva già intenzione di promuovere e che riguardavano soprattutto la percentuale di dipendenti in smart working, adottato durante il lockdown in via ordinaria per quasi tutto il personale (salvo chi per particolari esigenze doveva essere presente fisicamente negli uffici): si è passati, infatti, da una sperimentazione pari a circa il 10% dei dipendenti in remote working a cifre del 90/95%. Va specificato che pur non trattandosi di lavoro agile in tutta la sua completezza (che prevede, ad esempio, modalità di lavoro in coworking che non sono state applicate), la Pubblica Amministrazione ha raggiunto comunque importanti risultati, passando dall’implementazione di progetti non continuativi negli anni ad un’applicazione concreta delle nuove forme di lavoro. Ciò è avvenuto principalmente sia per la necessità di tutelare la salute sia per riuscire a veicolare il messaggio fondamentale per cui la Pubblica Amministrazione non avrebbe potuto fermarsi durante la pandemia, dovendo garantire la continuità dei servizi.

La vera sfida per il futuro sarà comprendere come mantenere questa situazione anche nella fase post Covid cercando di non rendere vana l’esperienza acquisita in queste settimane.

Sarebbe auspicabile che il Ministero della Pubblica Amministrazione si ponesse nel suo complesso l’obiettivo di uno smart working a regime del 30/40% dei dipendenti, trasformando l’esperienza emergenziale in opportunità: la reazione sia dei dirigenti sia dei funzionari pubblici, molto spesso considerati inadatti ad affrontare cambiamenti radicali come quelli a cui sono stati sottoposti, è stata molto positiva.

Per mettere i dipendenti in condizione di riuscire a svolgere il proprio lavoro da remoto è stato necessario intervenire con delle disposizioni ad hoc. Al riguardo si citano le norme con cui si è semplificato e accelerato l’acquisto di beni e servizi informatici, spingendo in modo particolare sui servizi cloud, un’attività su cui si è lavorato in collaborazione con il Ministero per l’Innovazione tecnologica e la digitalizzazione.

Sono state, inoltre, introdotte delle norme di rafforzamento perché fosse riconosciuta la funzione pubblica degli operatori ICT. Al riguardo sono stati stanziati 50 milioni di euro per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, una cifra che dovrà essere spesa entro dicembre 2020, con l’obiettivo, appunto, di potenziare gli strumenti e i servizi attualmente mancanti.

In collaborazione con Assinter Italia, il Ministero ha promosso un tavolo di lavoro tra tutte le società in house del territorio per attivare una serie di servizi digitali e proiettare il lavoro pubblico verso nuove modalità di svolgimento (smart working su tutte) soprattutto degli enti di più piccole dimensioni. È il momento di difficoltà che si sta affrontando che deve indurre ad una collaborazione che coinvolga tutti i livelli istituzionali, comuni, regioni e anche le società in house per riuscire a diffondere le migliori prassi.

Per affrontare al meglio le sfide future e raggiungere gli obiettivi prefissati bisognerà cambiare innanzitutto l’approccio culturale e far comprendere al mondo della Pubblica Amministrazione che innovare vuol dire soprattutto rivedere i processi e digitalizzarli completamente in un’ottica di semplificazione.

Per tentare di monitorare l’andamento dello smart working di questi primi mesi, prossimamente, il Ministero pubblicherà due questionari sulla piattaforma di partecipazione attiva “ParteciPa”,  uno diretto ai dirigenti e l’altro al personale per comprendere da entrambi i punti di vista come è stata vissuta la nuova esperienza e come poterla strutturare nell’ottica del futuro percorso di rilancio. L’idea di fondo è che il Ministero debba mostrarsi vicino a tutta la ramificazione dell’amministrazione (arrivando a fornire risposte veloci alle esigenze del più piccolo comune di area interna). In questo modo, oltre alla valorizzazione del personale, si darà avvio anche ad un’intensa fase di ascolto che negli ultimi anni è venuta meno.

Il Decreto Semplificazioni: sburocratizzazione o opportunità di sviluppo di processi ad elevata componente tecnologica?

Nel Decreto Semplificazioni sono state inserite alcune misure per snellire le procedure degli appalti e dell’edilizia. Ciò richiama alla necessità di concludere gli interventi sulla modernizzazione delle infrastrutture del Paese e, in modo particolare, alla grande sfida sulla banda larga, lavoro ormai avviato da tempo che pur avendo conseguito dei buoni risultati non coinvolge in maniera uniforme il Paese.

Semplificare vorrà dire anche riaffermare l’importanza del principio “Once Only” in virtù del quale la Pubblica Amministrazione non dovrebbe più richiedere i documenti di cui è già in possesso. Si tratta di un principio presente ormai da tempo, già inserito nel Decreto Rilancio, ma che non si è stati mai in grado di applicare correttamente a causa dei mancati accordi di fruizione sulle banche dati. Al riguardo il Ministero della Pubblica Amministrazione sta lavorando con il Ministro Paola Pisano per permettere l’effettiva interoperabilità tra le banche dati.

Il cambiamento richiesto è innanzitutto culturale: l’alta dirigenza, in particolare i Ministeri, non dovranno avere il timore di cedere i propri spazi rispetto alla detenzione dei dati. Se realmente si riuscirà a portare a termine tali accordi si potrà promuovere la comunicazione tra le diverse amministrazioni senza dover caricare l’onere sull’azienda o sul cittadino, dimostrando di essere capaci di snellire e velocizzare i processi pubblici e di saper rispondere con efficienza alle richieste dei cittadini.

Le iniziative fin qui esposte sono state, in parte, già portate avanti. È questo il momento giusto per intervenire: nella nuova fase sarà richiesto un impegno particolare in relazione soprattutto al lavoro sulla banda larga e agli accordi di fruizione che comportano, oltre alla già citata sfida culturale, anche investimenti significativi sul personale pubblico. I cambiamenti richiesti comporteranno inevitabili difficoltà iniziali ma riuscire a implementare le attività citate vorrà dire erogare servizi molto più velocemente che in precedenza.

Il Ministero della Pubblica Amministrazione, si ricorda, aveva già eliminato la soglia limite per gli investimenti dedicati alla formazione del personale, introducendo delle novità anche nei nuovi bandi e reclutamenti, richiedendo delle competenze di base anche in relazione al tipo di ruolo ricoperto. L’obiettivo è di avere a disposizione un personale in possesso delle competenze trasversali che gli permettano di adattarsi ad una Pubblica Amministrazione in costante cambiamento. In questo modo sarà, dunque, possibile riuscire a rispondere alle esigenze dell’Italia post Covid e porre la Pubblica Amministrazione come il traino del rilancio e la capofila della ripartenza.