Intervento effettuato durante la Web Conference del 14 Ottobre “WebConf: IL PAESE, LE REGIONI E L’INDUSTRIA ICT DI FRONTE ALLA SFIDA DELLA SANITÀ”, appuntamento del Digital Italy Program 2020

#LaVisioneDeiLeader

Nessuno era pronto ad affrontare un’emergenza come quella del Covid-19, però ognuno immagino sia stato in grado di reagire, cercando di mettere in campo le strategie che sarebbero potute essere più utili per ciascun sistema regionale.

In particolare, all’interno della Regione Toscana, dopo una prima fase di uno/due giorni in cui ogni azienda sanitaria ha cercato di attrezzarsi per rispondere al meglio, sono state subito organizzate l’unità di crisi e la task force regionale per affrontare in maniera coordinata la sfida. E’ in quell’occasione che immediatamente è stato maturato il pensiero che, in mancanza di una fortissima raccolta e centralizzazione dei dati, non si sarebbe stati in grado di affrontare in maniera adeguata l’emergenza.

Si tratta, in realtà, di una necessità di cui si è sempre avvertita l’esigenza (le regioni raccolgono sempre dati dalle Aziende, ma solo per questioni di rendicontazione “amministrativa” e per debiti nazionali) ma è emersa chiaramente e prepotentemente soltanto in seguito a quest’emergenza, con la necessità di acquisire tutte le variabili possibili di processo. Centralizzare i dati all’interno della Regione Toscana ha significato innanzitutto nei primi giorni, mettere sotto controllo tutti i dati dei tamponi e test molecolari, effettuati dai vari laboratori di analisi aziendali (ognuno dotato di macchine e software diversi) perché il primo dato essenziale era sapere chi era positivo, dove si trovava e come poteva essere intercettato e curato. Leggere questo dato in real-time ci ha fatto subito comprendere che mentre gli ospedali combattevano in prima linea, la vera sfida fosse sul territorio.

Per tali ragioni la Regione Toscana ha “imposto” delle soluzioni tecniche e tecnologiche a tutte le Aziende: ciò è avvenuto in maniera forte, tramite delle ordinanze del Presidente della Regione, che sono andate a definire linee guida e soluzioni, che sono state subito accolte ed implementate dalle aziende. Successivamente, mentre i dati cominciavano a confluire al centro, si è iniziato a pubblicare le dashboard di rappresentazione di tutti i dati regionali, evidenziando e segnalando, in formati grafici facilmente leggibili, quali fenomeni si potessero rilevare in determinate zone o ospedali: è in questo momento che è emersa la reale forza del sistema sanitario regionale, in quanto si è potuto andare ad esempio in mutuo soccorso in quelle situazioni che dai dati emergevano come più serie.

Questo approccio, definito in gergo tecnico data-driven, è stato il reale valore aggiunto all’interno della Regione Toscana, una maturità anche dal punto di vista tecnologico, accolta e comprovata anche dal governatore, dalla task force, da tutti i direttori generali e da tutto il management aziendale. Ciò ha comportato altresì un notevole e rapido sviluppo di sistemi centrali, facendo ricorso a qualsiasi tipologia di tecnologia disponibile: in modo particolare, la Regione Toscana ha utilizzato molto la parte mobile e soprattutto le App, che sono state il primo strumento diffuso, di cui sono state dotate le USCA ed i medici per rilevare in tempo reale tutti i dati a domicilio.

Tra le altre attività promosse si rileva l’utilizzo degli SMS per inviare le ricette elettroniche dematerializzate (ne sono state inviate oltre 5.312.000 al mese di ottobre 2020), SMS la cui preferenza, rispetto a WhatsApp o a Telegram, è derivata dalla volontà di essere inclusivi e raggiungere quindi soprattutto gli anziani che non potevano o dovevano muoversi e non erano in grado di utilizzare soluzioni più innovative.

La Regione Toscana è stata, inoltre, la prima realtà in Italia ad adottare una importante delibera di linee guida e di indirizzo sulla telemedicina e televisita, realizzando altresì, a tempo di record, una piattaforma unica regionale di televisita (che, ad ottobre 2020, aveva raggiunto circa 10.000 visite) ospitata sul data-center pubblico di Regione Toscana, realizzata con una soluzione open-source e con tutti i dati dei cittadini criptati ed al sicuro in “mani pubbliche”.

Altre attività importanti hanno riguardato ad esempio l’analisi dei dati per monitorare l’afflusso all’interno dei 38 Pronto Soccorso della Toscana, oltre che analizzare i dati sui tamponi e la capacità dei laboratori, per comprendere se tutte le richieste per effettuare i tamponi venivano accettate e potevano essere lavorate, anche in situazione di shortage di reagenti e materiali.

Un’attività questa dell’analisi dei dati che è stata di estrema utilità soprattutto nella fase di ripresa delle attività sanitarie e della riapertura delle attività produttive e scolastiche. A tale riguardo, la Regione Toscana è stata l’unica regione che prima dell’apertura della scuola ha messo in prenotazione tutti i test sierologici per il personale scolastico, avendo eseguito, al 1° settembre, oltre 65.000 test: ciò è avvenuto tramite un portale Rientro@scuola che proponeva un calendario di prenotazioni con il giorno e l’ora in cui effettuare il tampone e la restituzione del referto direttamente sul fascicolo sanitario elettronico di Regione Toscana. Un servizio estremamente apprezzato dal mondo scolastico.

La stessa attività di massiccio screening è avvenuta all’interno di porti e stazioni, nel periodo estivo, offrendo tamponi gratuiti a chiunque venisse in vacanza in Toscana, ed infine con il portale Prenot@tampone, con oltre 340.000 tamponi prenotati fino ad oggi, con la propria ricetta elettronica, con garanzia di effettuazione nelle 24h successive alla richiesta e senza code ed assembramenti.

Grazie all’analisi dei big-data è stato, inoltre, possibile monitorare l’andamento dei posti letto di terapia intensiva, leggere questi dati con qualche giorno di anticipo e quindi incrociare la curva dei tamponi con quella dei posti letto ha permesso di sapere con circa 24/48 ore di anticipo se vi fosse la necessità di aumentare il numero di posti letto ed in quali presidi.

Quali le lessons learned?

L’importanza di centralizzare i dati, saperli governare ed analizzare per non lasciare che altri attori del sistema decidessero autonomamente e prendessero decisioni in maniera sganciata da un percorso comune, in una situazione in cui la risposta doveva essere per forza univoca.
La necessità di fare ampio ricorso a tutti gli strumenti di cui già si disponeva, sfruttando fino in fondo ogni capacità e funzionalità che i vari sistemi o la piattaforma poteva mettere a disposizione, evitando di introdurre nuovi elementi o nuove soluzioni che ci avrebbero costretto a disperdere risorse ed energie in formazione e conoscenza di nuovi strumenti.
La necessità di lavorare con team snelli e flessibili, con gruppi definiti, mai numerosi e soprattutto pertinenti per ogni tipo di processo, azione o soluzione da portare avanti, per essere sempre rapidi e concentrati sull’obiettivo da perseguire.