Con l’arrivo della pandemia e il lockdown, all’interno della Regione Veneto ci si è dovuti attrezzare per trasferire rapidamente in smart working circa 2500 dipendenti, garantendone la continuità delle attività. Ciò è stato possibile principalmente grazie ad investimenti pregressi portati avanti dalla regione Veneto in risposta ad un sempre più grande bisogno di innovazione nella Pubblica Amministrazione. In particolare, tali risorse sono state utilizzate per due progetti:

• una forte migrazione al cloud. Circa 85.000 dipendenti delle Pubbliche Amministrazioni del Veneto hanno migrato verso una suite di collaboration che ha permesso loro, nel momento di necessità, di essere pronti a interagire e lavorare da casa.
• In collaborazione con altre regioni (capofila la regione Emilia-Romagna), abbiamo partecipato a un progetto nazionale di smart working (Ve.LA veloce, Agile e Leggero) che si è concretizzato nella creazione di gruppi multidisciplinari grazie ai quali comprendere cosa significasse realmente lavorare in condizioni di smart working e quali ne fossero le implicazioni (secondo la maggior parte delle opinioni il lavoro smart era simile a quello svolto da casa). In questo modo è stato possibile creare quello che è stato definito “kit di riuso” (scatola degli attrezzi che comprende la disciplina, le tecnologie, il piano comunicativo, i moduli formativi, ecc.) che ha permesso, ancora prima del periodo di emergenza, di avviare un percorso di accompagnamento ai cambiamenti in atto nel territorio.

La Regione Veneto, non disponendo di una società in-house a cui poter delegare lo svolgimento di determinati servizi, si è sempre contraddistinta per una forte attenzione al territorio, considerato come un fattore strategico nel promuovere innovazione. Per tali ragioni lo scorso anno è stato avviato un percorso di accompagnamento della Pubblica Amministrazione volto innanzitutto a promuovere la formazione e la cultura tra i dipendenti pubblici sui temi della digitalizzazione. Ciò è avvenuto nella consapevolezza dell’importanza di garantire al cittadino servizi digitali che siano innanzitutto democratici e quindi fare in modo che potessero essere erogati da qualsiasi amministrazione della Regione, al di là delle dimensioni o delle risorse a disposizione.

All’interno di tale percorso di accompagnamento (realizzato grazie alla collaborazione con Anci e denominato Veneto Agile), oltre alla cultura digitale, si è insistito in modo particolare sulla formazione in relazione al concetto di smart working. In questo contesto il “kit di riuso” consisteva in un insieme di metodologie e tecniche (raccolte insieme ad altre Regioni) che ha permesso di comprendere le reali implicazioni dello smart working per la Pubblica Amministrazione e per gli stessi dipendenti.

Grazie a questa attività, realizzata prima della diffusione della pandemia, si è arrivati ad affrontare le misure restrittive previste dal lockdown in maniera preparata, riuscendo, oltre che, come riportato in precedenza, a far lavorare in smart working i dipendenti della Regione anche a mettere i comuni di piccole dimensioni nelle condizioni di farlo: nel dettaglio si è permesso a 200 piccoli comuni della Regione di svolgere tutti i consigli comunali da remoto, mettendo a disposizione degli adeguati strumenti di collaboration.

Ad ogni modo, la lezione più importante appresa durante il lockdown è che un cambiamento di vasta portata (come quello che potrebbe essere in grado di generare un’adozione più diffusa dello smart working) avrebbe inizialmente degli inevitabili impatti dal punto di vista tecnologico, ma comporterebbe poi un più ampio ridisegno degli approcci organizzativi e un forte cambiamento culturale. La digitalizzazione del settore pubblico non implica, infatti, soltanto l’utilizzo e l’applicazione di determinati strumenti e soluzioni ma necessariamente passa verso una  rivisitazione dei processi e di molto  “buonsenso” che diventa fondamentale nei momenti di crisi.

Quello dello smart working non sarà più un tema da trattare esclusivamente dal punto di vista tecnologico ma anche e soprattutto in un’ottica multi-disciplinare: per tali ragioni è stato creato un gruppo di lavoro permanente (Leading Group) composto da diverse competenze (informatiche, di gestione del personale, delle attività di formazione, ecc..). In modo particolare è stata dedicata una grande attenzione alla formazione, soprattutto manageriale, considerando soprattutto che per smart working si intende lavorare sulla base dell’assegnazione e del raggiungimento di determinati obiettivi e non tutti i manager sono pronti a concepire il lavoro secondo queste modalità, una problematica che induce ancora una volta a tener conto dell’aspetto culturale all’interno sia delle organizzazioni pubbliche sia delle aziende.