Nelle mie attività di Management Consulting per le PMI lombarde, mi è capitato di dover gestire operativamente l’acquisizione, in corso dell’anno commerciale, di un ordine di altissimo valore, per una commessa di una certa complessità realizzativa e con evidenti implicazioni sulla capacità produttiva dell’azienda manifatturiera mia cliente, che avrebbe comunque generato un aumento del forecast di fatturato totale consolidato EoY pari a più di un 40%: istintivamente queste situazioni vengono  definite ‘happy problem’. Ma attenzione, se non correttamente gestite, sono ad alto rischio di trasformarsi in ‘black nightmare’!

In questi casi bisogna prima di tutto costruire un Business Plan ‘ad hoc’, con la pianificazione dell’intero processo commerciale e di produzione, dalla acquisizione dell’ordine alla prima delivery, e quindi alla situazione di regime. E’ utile ricorrere ai cosiddetti sistemi ERP, Enterprise Resource Planning (letteralmente “pianificazione delle risorse d’impresa”), software gestionali che integrano tutti i processi di business rilevanti di un’azienda: esistono numerose applicazioni che aiutano i manager ad implementare questa metodologia nelle varie attività di processo, quali il controllo di inventari, il tracciamento di ordini,  di prodotti e servizi per i clienti, la finanza e le risorse umane.

Occorre poi affrontare la fase di start-up della ‘fabbrica’ per la realizzazione del nuovo ‘prodotto finito’ richiesto dal cliente, soprattutto se questa richiede l’acquisto di macchinari speciali, che debbono essere finanziati ‘ex ante’ dall’azienda. Il Material Requirements Planning (detto anche pianificazione dei fabbisogni di materiali, MRP) è la tecnica che fa al caso nostro: calcola infatti i fabbisogni netti dei materiali e pianifica gli ordini di produzione e di acquisto, tenendo conto della domanda del mercato (ordini), della distinta base, dei lead time di produzione e di acquisto e delle giacenze dei magazzini. L’intervallo temporale di pianificazione di un MRP è di solito il giorno o la settimana, mentre l’orizzonte di pianificazione di solito è tra i 2 ed i 4 mesi. Bisogna definire un preciso GANTT dell’intero processo di delivery.

E’ necessaria poi una pianificazione accurata della capacità produttiva: il Capacity Planning è il processo di determinazione della capacità produttiva necessaria a un’azienda per soddisfare le richieste dal Mercato dei suoi prodotti. In questo contesto, la capacità di progettazione è la quantità massima di lavoro che un’organizzazione è in grado di completare in un determinato periodo. La capacità effettiva è la quantità massima di lavoro che un’organizzazione è in grado di completare in un determinato periodo a causa di eventuali criticità quali problemi di qualità, ritardi, gestione dei materiali, ecc.

Una discrepanza tra la capacità di un’organizzazione e le esigenze dei suoi clienti si traduce in inefficienza, sia in risorse sottoutilizzate o clienti non soddisfatti. L’obiettivo della pianificazione della capacità è ridurre al minimo questa discrepanza. La domanda di capacità di un’organizzazione varia in base alle variazioni della produzione, la capacità può essere aumentata introducendo nuove tecniche, attrezzature e materiali, aumentando il numero di lavoratori o macchinari, aumentando il numero di turni o acquisendo ulteriori impianti di produzione.

Infine, la determinazione dei flussi di cassa previsionali nascenti dalla acquisizione dell’ordine ‘straordinario’ è una delle analisi più importanti nel processo di costruzione del nostro Business Plan, con l’obiettivo di pervenire ad un risultato intermedio del prospetto previsionale finito dei flussi di liquidità, il cosiddetto Cash Flow Operazionale. L’analisi per simulazione di variazione degli elementi di finanziamento/funzionamento che compongono il CFO (sensitivity analysis) fornisce anche una indicazione di come si potrebbe muovere l’equilibrio/squilibrio finanziario ‘a breve’, per effetto della sola gestione operativa della commessa in questione. Solo se tutti gli elementi di questo Business Plan saranno sotto controllo, potremo finalmente celebrare il nostro ordine come un ‘happy problem’!