Durante le attività di Consulenza di Direzione che The Innovation Group conduce per le Piccole e Medie aziende, capita spesso di osservare come la cultura della condivisione della conoscenza non si sia ancora diffusa adeguatamente nell’ambiente lavorativo. Le aziende hanno al loro interno una vastità di contenuti conoscitivi che non riescono ad ‘uscire’ dalle teste delle persone che ci lavorano. La conoscenza quindi rimane ‘tacita’, incapace di venire espressa: eppure una cultura aziendale basata sulla condivisione del sapere e delle informazioni è fondamentale per risolvere i problemi interni e permettere all’azienda di tendere verso nuovi obiettivi di crescita. Ci sono diversi fattori critici che bisogna gestire per stimolare questa trasformazione culturale: vediamone alcuni.

Le persone decidono di tenere per sé il loro sapere per varie ragioni. Molto spesso accade che le persone con maggiori competenze consolidate attraverso la loro esperienza diretta vogliano essere considerati ‘unici’ rispetto a tutti gli altri dipendenti: per costoro la conoscenza acquisita è dunque espressione di potere in azienda. Sono orgogliosi del fatto che tutti gli altri si rivolgano a loro per cercare delle soluzioni, e vedono la condivisione con i colleghi delle loro competenze  come una diminuzione del loro prestigio aziendale. Può accadere anche che alcune persone non condividano la conoscenza per mancanza di fiducia in se stessi: la paura di sbagliare e di essere visti come inadeguati li spinge a non condividere certe informazioni, soprattutto se il loro contributo non è richiesto espressamente.

Per modificare questi comportamenti si può operare in vari modi. E’ opportuno ricompensare i dipendenti per le azioni di condivisione: le aziende più moderne e competitive sono quelle che richiedono ai loro professionisti più qualificati di condividere i propri know-how e abilità con i loro successori prima di ottenere un avanzamento di carriera; il contributo che essi danno all’azienda non deve riguardare infatti solo il loro impegno lavorativo tradizionale, ma anche la loro disponibilità a trasmettere la conoscenza maturata agli altri.

E’ necessario inoltre riconoscere e ricompensare le performance dei team operativi, in aggiunta ai contributi che vengono dai singoli. Ai dipendenti viene richiesto di condividere il loro know-how con i loro colleghi per far aumentare i livello delle performance, poiché un ambiente di lavoro chiuso e non collaborativo ha un impatto negativo anche sulla crescita aziendale.

E’ altresì utile trovare chi condivide al meglio la conoscenza in azienda: le persone più capaci nella condivisione delle informazioni sono risorse fondamentali per ogni azienda. Sono quelli che hanno acquisito un’esperienza di rilievo in seno all’azienda, sono motivati a contribuire, si relazionano in maniera costruttiva con diversi gruppi di lavoro, condividono volentieri la loro esperienza, mettono in connessione persone che hanno risorse informative con altre persone dotate di expertise: l’azienda deve avvalersi soprattutto della loro capacità di migliorare i processi di comunicazione interna.

Si possono inoltre organizzare, ad esempio, degli ‘incontri motivazionali’ con frequenza costante e pianificata, nei quali una persona del gruppo condividerà un’esperienza diretta, una lezione imparata, un consiglio, il proprio punto di vista su un tema di interesse collettivo: questa consuetudine diverrà molto utile e motiverà tutti ad aprirsi.

Esistono sul mercato diversi strumenti di Knowledge Management, sistemi software che gestiscono le fasi del ciclo dell’informazione e la sua comunicazione all’interno di un’azienda, assistendo le persone ad esplicitare la conoscenza ‘tacita’, a reperirla, a condividerla, supportando le seguenti funzioni: cattura delle competenze collettive, work-flow per realizzare obiettivi comuni, integrazione delle conoscenze frammentate. Ma attenzione, in base alla nostra esperienza, per raggiungere risultati efficaci è importante operare prima sul comportamento delle persone, e solo successivamente adottare strumenti informatici di KM.