I principali vantaggi per l’azienda che adotta lo smart working sono una maggiore produttività abbinata a una più alta soddisfazione delle persone, che possono così conciliare meglio il lavoro e la vita privata, risparmiando tempo e costi per il trasporto da casa a lavoro, riducendo stress e impatto ambientale. Anche durante la recente emergenza (come emerge da un monitoraggio condotto da The Innovation Group su un campione di un centinaio di aziende nei mesi della pandemia da Covid–19), le persone hanno valutato positivamente aspetti come il migliore bilanciamento tra vita e lavoro (work-life balance), la soddisfazione professionale, l’ingaggio delle persone e l’efficientamento complessivo.  

Va osservato però che le condizioni con cui ci siamo confrontati negli ultimi mesi erano del tutto straordinarie: durante la fase emergenziale, le scelte sono state unilaterali e dettate da esigenze sanitarie. Il passaggio al lavoro da remoto è stato molto rapido: secondo il sondaggio, il 38% delle aziende era pronta da subito, un ulteriore 34% aveva le persone pronte a lavorare da remoto in 1 settimana, e un ulteriore 20% entro le 3 settimane. Le condizioni con cui ci siamo trovati ad operare sono state per lo più una trasposizione del lavoro d’ufficio in un contesto diverso, non del tutto ideale.  

 Figura 1. I benefici dello smart working 

Fonte: The Innovation Group, Sondaggio Covid-19 e Smart Working, marzo 2020 

In realtà lo smart working richiederebbe una diversa organizzazione del lavoro: dal tradizionale controllo in mano al management, con il lavoro smart/agile si passa a una forte responsabilizzazione del lavoratore, che deve essere impostata su un controllo non tanto delle ore passate a lavorare (cosa che anche con un supporto tecnologico e un collegamento da remoto è possibile, ma fortemente sconsigliata), quanto piuttosto sugli obiettivi e sui risultati raggiunti. Questo è previsto anche dalla Legge sul lavoro Agile (Legge n.81 del 22 maggio 2017),  dal titolo molto esplicativo (“Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”), secondo cui lo smart working, o Lavoro Agile, deve essere improntato su flessibilità organizzativa, volontarietà delle parti e adozione di strumentazione tecnologica, e  basato su un accordo tra datore di lavoro e lavoratore. 

Da segnalare che mentre la precedente legge assegnava al datore di lavoro la responsabilità di fornire al lavoratore tutto il necessario per lavorare fuori dall’ufficio, con i decreti-legge emanati a partire da febbraio 2020, recanti misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da Covid–19, è stato reso possibile l’avvio dello smart working anche in assenza di accordi. In molti casi i lavoratori hanno fatto ricorso a strumentazione e reti a loro disposizione negli ambienti domestici. Questo ha fatto sì che con l’avvio di un remote working emergenziale, potessero effettivamente emergere alcune problematiche: la situazione in cui ci si è trovati ad operare poteva andare bene durante una grave emergenza come quella vissuta, ma non è chiaramente l’ideale in un momento in cui la crisi è superata.  

I principali problemi riscontrati durante la pandemia sono stati: 

• Le performance delle reti domestiche non sono state sempre ottimali (50% dei rispondenti).  
• Lo stato d’animo delle persone era in molti casi molto negativo (31% dei rispondenti); la situazione lavorativa poteva soffrire per le condizioni con cui si operava.  
• L’interazione virtuale mantenuta a distanza per mesi ha portato a problemi con clienti o terze parti dell’azienda (per il 25% delle aziende), a dimostrazione del fatto che ridurre le occasioni di incontro sociale può avere i suoi risvolti negativi.   

Figura 2. Quali sono state le principali problematiche del remote working emergenziale. 

Fonte: The Innovation Group, Sondaggio Effetti Covid19, luglio 2020. N = 105 aziende italiane 

In aggiunta, altri limiti segnalati dalle aziende sono stati: problemi con la strumentazione (PC, smartphone); difficoltà legate al controllo delle attività; problemi connessi alla sicurezza del lavoratore e alle condizioni di lavoro; problemi con l’assistenza da remoto su vari malfunzionamenti riscontrati; problemi di sicurezza dei dati e delle comunicazioni. Solo un 28% di aziende non ha riscontrato alcun problema – un segnale che può essere letto in positivo e che sta a indicare un numero limitato ma comunque importante di aziende in grado di operare in modo ottimale da remoto.  

Un aspetto su cui vale la pena soffermarsi è la “riscoperta” dell’importanza dell’incontro in presenza: è emerso da più parti negli ultimi mesi che le relazioni interpersonali hanno un particolare “bisogno” di compresenza fisica delle persone. Potersi vedere e parlare direttamente ha impatti positivi sulla creatività, sulla generazione di idee che altrimenti potrebbero non originare solo con riunioni in videoconferenza. Molte decisioni anche importanti sono state prese per anni a margine di meeting formali, e se quest’ultimi possono essere ricreati con la comunicazione da remoto, non si può dire lo stesso per alcuni processi decision-making che avvengono invece in contesti informali. Come è noto, il lavoro ha una componente fondamentale che è data dalle relazioni tra le persone, relazioni che si rafforzano più facilmente durante un pranzo, o in una pausa caffè, piuttosto che durante una videocall.  

Nell’ambito del DIGITAL ITALY SUMMIT 2020, un tavolo di lavoro sarà dedicato quest’anno ad analizzare quali sono stati i principali insegnamenti dell’esperienza vissuta durante l’emergenza Covid–19, in termini di generale ricorso al remote working, e per comprendere quanto e come le aziende stiano effettivamente modificando l’organizzazione del lavoro. Registrati subito per partecipare al Tavolo di Lavoro “SMART WORKING: COME STA TRASFORMANDO IL LAVORO, LE IMPRESE E LE ORGANIZZAZIONI PUBBLICHE. IL RUOLO DELLA TECNOLOGIA” del 21 ottobre 2020, dalle ore 14.00 alle ore 16.00!