In un mercato sempre più competitivo dove l’inarrestabile evoluzione tecnologica impone sfide sempre più complesse, la tutela del portafogli IP diviene un’attività centrale per qualsiasi organizzazione. L’espressione definisce il complesso di marchi, design, brevetti, opere tutelate dal diritto d’autore, segreti industriali e know-how rappresentativi del patrimonio intellettuale dell’organizzazione.

L’esperienza di chi scrive conferma che, sebbene si registri un’impennata di cyber attacchi ai danni del patrimonio intellettuale, complici sistemi di frode sempre più sofisticati e tecnologicamente avanzati, nelle organizzazioni manca spesso la consapevolezza del valore reale dei beni immateriali di cui dispone e dei rischi generati da una cattiva gestione o, addirittura, dalla mancata gestione degli stessi.

La costruzione di una strategia di brand protection efficace parte da un’analisi del portafoglio IP dell’organizzazione: attività essenziale, questa, per raggiungere un livello adeguato di consapevolezza rispetto al valore dei beni immateriali. Alla presa di coscienza deve poi seguire, ad esempio, la corretta registrazione di marchi e domini, altrettanto importante per scongiurare casi di domain grabbing o, persino, di illegittimi usi di segni identici e/o confondibili ai propri da parte di terzi.

Ulteriore aspetto da non trascurare nell’analisi e nella pianificazione delle attività, sono le tempistiche necessarie per la costituzione di proprie privative, che variano a seconda di ciò che è interesse tutelare. L’acquisto di un nome a dominio richiede infatti tempi e costi molto inferiori rispetto a quelli previsti per la registrazione di un marchio, soprattutto laddove vi sia interesse a ottenere tutela in più territori, e ciò deve essere tenuto in considerazione.

Costituiti i diritti sul proprio portafogli IP nel rispetto delle diverse condizioni previste dalla legge a seconda della privativa del caso, è parimenti importante vigilare sui concreti utilizzi del patrimonio di beni immateriali. Adottare validi strumenti di monitoraggio e implementare le opportune azioni di contestazione, anche giudiziale, consente di avere contezza sia degli usi che degli abusi dei propri beni immateriali e di attivare eventuali azioni cautelative con una certa prontezza, permettendo in molti casi di risolvere la questione mediante strumenti, anche stragiudiziali, che il nostro ordinamento mette a disposizione e, in ogni caso, scongiurando danni maggiori. Spesso, tuttavia, eventuali azioni sono possibili soltanto in un determinato periodo di tempo. Basti pensare, ad esempio, alla possibilità di opporsi alla registrazione di un marchio comunitario identico e/o confondibile col proprio marchio italiano, riconosciuta al titolare della privativa anteriore entro un termine definito dalla legge (90 gg. dalla pubblicazione della domanda di marchio contestato sul relativo bollettino EUIPO): laddove non abbia attivato strumenti tali da consentirmi di venire informato in merito a dette pubblicazioni, rischio di precludere, o comunque limitare, le possibili azioni esperibili.

Soprattutto per le aziende che godono di una consolidata presenza online, l’adeguato monitoraggio costituisce, pertanto, uno dei principali strumenti da adottare per un’idonea strategia di difesa del patrimonio immateriale.

La creazione e il mantenimento di un efficace perimetro di protezione intorno al portafoglio IP aziendale richiede, oggi, anche l’utilizzo di strumenti tecnologici. I numerosi fatti di cronaca e i dati dei report in materia di sicurezza informatica registrano un significativo aumento di frodi basate sullo sfruttamento non autorizzato di marchi altrui. Si pensi ai casi di siti web che – sotto la parvenza di siti ufficiali – fanno uso non autorizzato di brand anche noti e/o utilizzano tali siti, confondibili con quelli ufficiali, per la vendita di prodotti contraffatti. Non mancano nemmeno esempi di tentativi di phishing attraverso l’impiego di domini confondibili (c.d. typosquatting) con il marchio di organizzazioni ignare.

La portata delle conseguenze connesse a tali condotte illegittime risulta facilmente intuibile: non solo sul piano reputazionale, con tutti i conseguenti risvolti in tema di fiducia dei clienti e del mercato, ma ovviamente anche in termini di investimenti fatti e sotto il profilo del rischio sanzionatorio che, merita ricordare, può coinvolgere anche la normativa in materia di trattamento di dati personali.

Ulteriore attività da attenzionare in ottica di una corretta strategia di tutela del Portafogli IP è lo sviluppo e la gestione del sito web aziendale, che ad oggi è il “biglietto da visita” di un’azienda. Si tratta di un’attività che comprende non solo la scelta del nome a dominio e le conseguenti registrazioni, anche a scopo preventivo, ma interessa pure l’ideazione e la selezione dei contenuti del sito e/o delle applicazioni che ne determinano la funzionalità, in particolare laddove tali attività siano affidate ad un terzo. Tali valutazioni dovrebbero – nemmeno a dirlo – essere idoneamente disciplinate a livello contrattuale con tutti i fornitori coinvolti nel processo, delineando obblighi, garanzie e manleve tenuto conto della attività pattuite, nonché definendo opportunamente ruoli, ivi inclusi gli aspetti privacy.

Sebbene spesso sia trascurato o gestito con una certa superficialità, l’aspetto contrattuale non può né deve essere considerato di secondaria importanza. La definizione dei rapporti con i fornitori i cui servizi hanno direttamente a che fare o sono connessi al proprio patrimonio IP dovrebbe essere condotta con impegno e attenzione e dovrebbe essere considerata un investimento fondamentale per le organizzazioni, tenuto conto di quelli che sono i rischi connessi alle varie attività concordate.

Un’adeguata definizione dei rapporti contrattuali, pur comportando molte volte il dilungarsi delle fasi di negoziazione preliminare, consente infatti di ridurre gli impatti sull’operatività del progetto una volta avviato, in particolare laddove siano stati debitamente disciplinati i comportamenti delle parti al verificarsi di eventuali criticità che, a seconda della tipologia di servizi stabiliti, potrebbero casisticamente occorrere.